Шаги для предпринимателей в кризис 2020

Тяжелые времена для предпринимателей, особенно для тех, кто не сформировал заранее резервный фонд, настали. Самое главное сейчас — остаться на плаву, удержать позиции, сохранить штат и НЕ ПОТЕРЯТЬ БИЗНЕС!

Вместе с BossClass, последние полгода, я бьюсь над тем, чтобы объяснить предпринимателям, что нужно наводить порядок в финансах своей компании. За время своей профессиональной деятельности я обучила и внедрила управление финансами сотням предпринимателей из сфер: HORECA (общепит), FMCG, ритейл, производство сладостей, сельское хозяйство, автомастерские и СТО, образовательные центры и медицинские центры, ритейл, девелопмент, ИТ.

Управление финансами компании — это первое, чему учат западных руководителей, первое чему учат в бизнес-школах и на курсах МВА, и в принципе никто не может быть управленцем, если он не может хотя бы читать управленческие отчеты и принимать на основании данных управленческие решения.

Но, к большому сожалению, в СНГ очень много руководителей и предпринимателей без какого-либо опыта, образования. Все решения такие руководители принимают на основе интуиции, как говорят в России “на авось”.

Сейчас в зоне риска банкротства находятся в первую очередь те, у кого бардак с финансами в компании, те, кто не хотел тратить свое время на обучение этому важнейшему навыку. Как показывает практика, резервных фондов нет у 90% предпринимателей. А после кризиса 2020, смогут вырваться вперед только те, кто во время карантина сможет построить правильную стратегию развития, увеличить свои компетенции, и те, кто имеет резервный фонд, достаточный для содержания компании в ближайшие 4-6 месяцев.

Мои прогнозы таковы, что через пару месяцев нас отпустит: коронавирус утихнет, немного даст отдышаться, но осенью, ближе к зиме пойдет вторая волна, и вот именно сейчас нужно успеть подготовиться к этой волне, именно сейчас нужно хвататься за знания, чтобы разработать стратегию выживания на осень-зиму и стратегию роста весной 2021 года.

Буквально в декабре, на одном из потоков моего онлайн-курса “Финансы для руководителей”, во время общения со слушателями мы затронули тему кризиса. И вот недели 2 назад мне начали приходить письма от моих студентов о том, что благодаря тому, что они прошли мой курс и создали резервные фонды, а также пересмотрели свои расходы, оптимизировали их, и начали управлять приходом денег в компанию, у них сейчас есть понимание как выжить в этот сложный период. Период реального кризиса 2020 года. Поверьте, это время запомнится каждому. Но сейчас важно предпринять правильные меры.

Я решила поделиться с вами теми шагами, которые необходимо сделать сейчас, на мой взгляд, в первую очередь:

Шаг 1. Наведите порядок в компании: выстройте систему, напишите инструкции, чек-листы, опишите бизнес-процессы, займитесь стратегией — тем, на что вечно не хватает времени, и на что есть время сейчас.

Мои коллеги из BossClass рассказали, что за последние 2 недели рост заявок на обучение вырос на 300%! Меня, конечно, это радует, потому что думающие люди создают трамплин для своих компаний, чтобы двигаться вперед.

Шаг 2. Берем цифры под контроль.

Ну что ж, пришло время проанализировать каждый расход.
Задайте вопросы:
- Какой результат приносят мне эти расходы?
- Если я сокращу этот расход, то как это повлияет на мой продукт и на мои результаты?

Давайте рассмотрим несколько крупнейших и наиважнейших статей расходов:

Расходы на рекламу. Вопросы к этой статье затрат: сколько тратится средств, какой от них выхлоп?

Не рекомендую снижать этот вид расхода, но рекомендую его проанализировать, насколько вливания в рекламу эффективны, может быть стоит поменять каналы продвижения?Пересмотрите рекламные объявления и начните считать стоимость лидов, узнайте у каких компаний сейчас скидочные акции на рекламу, и пользуйтесь выгодными ценами!Почему не стоит сокращать расходы на рекламу?

Во-первых, упадут продажи, значит товары на складах залежатся, в итоге вы можете попасть в кассовые разрывы.
Во-вторых, конкуренты, которые возможно подумали о резервном фонде, начнут больше вливать в рекламу и уведут ваших клиентов, не дайте им шансов обойти вас.Как только Вы перестанете мелькать в поле зрения Ваших клиентов - о Вас забудут. Вернуть внимание будет тяжело.

Расходы на отдел продаж. Какие результаты приносит отдел продаж? Как контролировать эффективность менеджера по продажам?

Не стоит пересматривать систему мотивации в период кризиса, но что точно стоит сделать: ужесточить контроль удаленного отдела продаж:

поставьте план по звонкам,
план по количеству минут на звонки в день,
составьте чек-лист по звонку,
установите жесткий контроль за работой по чек-листу: если менеджер не прошелся по всему чек-листу, то есть не выполнил его на 100%, значит звонок обработан плохою.

Поставьте план по количеству «правильных» звонков, на основании которого вы будете принимать решение об увольнении неэффективных сотрудников. Например, вы поставили план 100 звонков в день, все они должны быть со 100% выполнением чек-листа звонка. Если сотрудник не выполняет чек-лист и при этом не приносит продаж, то он неэффективен. Если же выполняются планы по активностям и выполняются правильно (по чек-листу) и при этом нет продаж, значит проблема в инструкциях, меняйте их..

Фонд оплаты труда.

Как для отдела продаж, так и для других сотрудников: не стоит сейчас пересматривать систему мотивации, но однозначно стоит объявить “режим войны”, то есть ставить более жесткие сроки, поручать больший объем задач, кому-то придется взять на себя дополнительные обязанности, другой функционал.Неэффективные, ленивые сотрудники уволятся сами, но они вам и не нужны. Формируйте команду профессионалов, лояльных и готовых взять на себя больше ответственности.

Аренда и офисные расходы.

Если вы ушли на удаленку, обсудите с арендодателем не только отсрочку платежа, но и скидку на период «каникул», все мы люди, все понимают сложившуюся ситуацию.В интернете и в социальных сетях можно сейчас найти образцы профессионально составленных уведомление по аренде. В свободном доступе делятся адвокаты.Подумайте, кого из сотрудников вы можете перевести на удаленную работу в будущем, чей функционал можете передать на аутсорсинг? Что это вам даст: возможно, вам понадобится не такой большой офис и вы сможете найти дешевле аренду, возможно кто-то сможет работать со своим ноутбуком и вам не придется тратиться на покупку основных средств, на их ремонт, на амортизацию.

Расходы на обучение.

По статистике этот расход сокращают в первую очередь, когда компания переживает сложные времена. Что происходит дальше? Сначала урезали расход на обучение, затем расход на рекламу, затем начинают увольнять сотрудников, которым нечем платить зарплату, и такими шагами компания доходит до закрытия.Что делают компании, которые после кризиса вырываются вперед? Они не прибегают к мерам тактического характера, и думают о будущем, соответственно они не только не сокращают расходы на обучение, но и наоборот — увеличивают их. Почему? Если у вас начали возникать кассовые разрывы, то есть вы постоянно ищите деньги, чтобы выплатить зарплату, влезаете в долги, берете кредиты и не знаете как из этого выбраться, то причиной этому может быть только отсутствие компетенций в управлении финансами компании, и выход один — взять наконец себя в руки и пройти обучение по финансовой грамотности для предпринимателей и руководителей.Если у вас в кризис упали продажи — это нормально, но если продаж нет совсем — это повод задуматься, все ли правильно у вас настроено в отделе продаж? Эффективно ли работает отдел маркетинга? И это значит, что у вас не хватает компетенций в управлении продажами и в управлении маркетингом.После того, как выявили те расходы, которые, по вашему мнению, лишние, не спешите их урезать. Задайте себе следующие вопросы:- А не гонитесь ли вы за эффективностью, забывая о перспективе?- А не подорвет ли сокращение этих затрат дух компании?Если оба ответа отрицательные, смело сокращайте затраты, которые определили как нерезультативные.
Шаг 3. Переговорите с кредиторами, с поставщиками об отсрочке платежей. Просите больше, потому что все равно получите меньше. Старайтесь договориться о том, чтобы отсрочка не ограничила сроки поставки товаров.

Шаг 4. В кризис недостаточно слаженная работа коллектива влечет за собой увеличение расходов. Поэтому требуется четкая иерархия и дополнительный контроль, чтобы предотвратить замедление прогресса. Увеличьте количество планерок с сотрудниками, ежедневно проверяйте результаты работы.⠀

Шаг 5. Нацеленность на рост. В книге «Стратегии тоже нужна стратегия: как выбрать и реализовать верный подход» авторы отметили ключевую мысль: «Ни одна изученная нами компания не могла выжить в долгосрочной перспективе без перехода ко второму этапу преобразований, который заключается в формулировании новой стратегии, сконцентрированной на новых подходах и росте».

Это значит, что нужно максимально увеличить текущую эффективность, одновременно пытаясь найти возможности для долгосрочного роста. Руководителям здесь приходится особенно несладко: нужно не только выполнять текущие операционные задачи, но и поддерживать жесткую дисциплину, и думать о будущем, одновременно вселяя веру в сотрудников, которые мега-разочарованы и настроены скептически, учитывая текущую ситуацию в мире.

Сейчас все, что Вы не доделывали, оставляли на потом, вскрывается и бьет очень больно вашу компанию. Например, предприниматели часто не хотят думать о теме наведения порядка финансов в своей компании, это происходит по разным причинам: скучно, страшно, сложно, долго и т.д., и откладывают это, потому что прет (денежные потоки достаточные), или просто некогда или не хочется. А теперь, чтобы спасти компанию, в первую очередь, нужно навести порядок в финансах. Кстати про порядок в финансах можете узнать больше ЗДЕСЬ

Эти шаги - рекомендации очень простые и универсальные. Но никто не сможет вам посоветовать что-то большее, потому что волшебных таблеток не бывает. Сохраняйте спокойствие, спасайте свой бизнес, если верите в его выживание, составляйте план действий и действуйте. И конечно, повышайте свои компетенции!На этом все! Каждому предпринимателю желаю искренне успешно преодолеть это не простое время.